一、凡进入协会机关正式运转程序的公文(包括上下级来文和本机关发文文稿)，均应先由综合部核收、登记，然后按程序送审送签。运转过程中，工作人员要认真做好登记，并提请领导注意避免“横传”。运转过程结束前，归回综合部核发、归档。

二、工作人员在处理公文时，应按照各自的职责，认真填写或审核拟办意见，并根据审批权限，逐级签送阅批。除紧急、特殊情况外，不应越级签送。确需越级签送的，应注明原因。

三、同一文件需送两位或两位以上计生协领导阅批的，除特殊情况或领导同志另有要求的以外，应根据职务排名的先后，按从后到先的顺序送阅，依次送审送签。

四、有关领导同志批阅正式文件时，一般应在工作人员附送的《文件批办单》上批注意见；需要几位领导同志依次批阅的，亦请考虑为后一位领导同志留有批注意见的适当位置和空间。《文件批办单》写满后，工作人员要及时在其上面附加《文件批办单增页》，然后再继续依次呈送有关领导同志阅批。不应在正式文件上签注意见或签名。

五、在公文运转过程中，工作人员签注的拟办意见以及各个层次领导的修改、批示意见，都需要与原文一起立卷归档，作为历史资料备查。根据文件内容，存档期限分为“永久”、“长期”、“短期”三种，其中“短期”性档案，也需要保存15年。根据存档要求：

（一）对文件的修改和批注必须使用毛笔或钢笔。同时应力戒语意模糊不清或字迹潦草混乱。

（二）修改或批注内容应在文件(稿纸)装订线右侧的空白处书写，一般不要写在原件的字里行间，更不能写在装订线左侧。如遇没有标明装订线的稿纸，应在其左侧留出15厘米的空间，以便装订存档。

六、需要由协会核发的文件，主办部室代拟文稿后应先送综合部登记，提出拟办意见，按程序呈送综合部负责人、秘书长审核签发。除紧急、特殊情况外，避免“倒签”文件。