第一章 总 则
第一条 参照国务院《国家行政机关公文处理办法》和《内蒙古自治区人民政府文件格式细则》，结合协会实际，制定本规定。
第二条 机关公文，属国家党政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 综合部是协会机关公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导各部室的公文处理工作。
第四条 公文处理是机关工作的重要组成部分，也是机关工作人员最基本的职责。全体机关工作人员务必充分认识这项工作的重要性，熟悉和掌握公文处理基本知识。
第五条 机关公文由综合部统一审核、打印、收发、分办、用印、归档和销毁。
第六条 办理公文必须坚持“党政分开”的原则。
第七条 在公文处理工作中，要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义；行文要少而精、注重效用。要逐步实现各部室办公自动化，努力提高公文处理工作的效率和质量，更好地为计生协领导、机关和基层服务。
第八条 公文处理必须做到及时、准确、安全；必须严格执行国家和自治区保密法律、法规和本机关有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 文种的使用
第九条 协会发文使用的文种：
(一) 请示——向自治区卫生计生委及中国计生协、中国人口福利基金会、幸福工程全国组委会请求指示或批准的事项用“请示”。
(二) 报告——向自治区卫生计生委及中国计生协、中国人口福利基金会、幸福工程全国组委会等上级机关，汇报工作，反映情况用“报告”。
(三) 决定——对重大行动或重要事项作出安排或作出处理，用“决定”。
(四) 通知——部署工作、发布规定，转发自治区党委、政府，卫生计生委和中国计生协、中国人口福利基金会、幸福工程全国组委会的公文；任免和聘用干部，用“通知”。
(五) 通报——表彰先进，批评错误，介绍工作经验，传达重要精神或情况，用“通报”。
(六) 批复——答复盟市、计划单列市计生协的请示事项，用“批复”。
(七) 函——向自治区党委、政府办公厅，卫生计生委办公室及中国计生协办公室询问或答复问题；同自治区党委、政府直属各委、办、厅、局，中国计生协各部室及不相隶属机关商洽工作、询问或答复问题，向有关部门请求批准事项等，用“函”。
(八) 会议纪要——记载和传达会议情况或议定事项，用“会议纪要”。
（九）意见——对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
第十一条 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
第十二条 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
第十三条 紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
第十四条 发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
第十五条 上行文，应当在首页注明签发人姓名；如有会签单位应当注明会签人。
第十六条 公文标题，应当准确简要地撰写公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
第十七条 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
第十八条 公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。用印位置要求上不压正文，下要“骑年盖月”。传真电报的印章，应加盖在成文日期左侧的空白处。
第十九条 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。
第二十条 文件应当标注主题词；上行文按照上级机关的要求标注主题词。
第二十一条 公文用纸一律采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。文字从左至右横写、横排。左侧装订。
第四章 行文规则
第二十二条 在我会的职权范围内，可以同自治区党委各部门、政府直属委、办、厅、局及中国计生协各部室互相行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
第二十三条 我会可以同自治区党委、政府有关各部、委办厅局联合行文；可以与同级人民群众团体和行使行政职能的事业单位联合行文；在有关问题未协商一致时，不得自行向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第二十四条 综合部可根据计生协领导授权向各盟市、计划单列市计生协行文。
第二十五条 机关各部室不得越级行文请示。
第二十六条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
第二十七条 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十八条“报告”中不得夹带请示事项。
第三十条 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
第五章 公文办理
第三十一条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第三十二条 凡属送我会的文件。由收发人员拆封、登记、分发。凡属机要文件、电报，由综合部秘书签收、拆封、登记、分发。
第三十三条 对需要办理的公文，各部室负责人应当及时提出承办意见送交有关人员办理。对紧急公文，应当提出办理时限。
第三十四条 凡需要办理的公文，承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的部门并说明理由。
第三十五条 送领导人批办或交有关部室拟办的公文，协会秘书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办，防止漏办和贻误。对印发的重要公文，各部室应当及时了解和反馈执行情况。
第三十六条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家和自治区的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（四）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
（五）必须使用国家法定计量单位。
（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（七）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（八）审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
（九）草拟、修改和签批公文，必须使用钢笔或圆珠笔，不得使用铅笔。要符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。
（十）凡需计生协领导审核、签发、阅批的公文，以职务排列由低到高的顺序“竖式”传递，不得横传；并严格登记、签收、催办制度。
第三十七条 审核
（一）以协会名义的发文，办文部室领导必须严格审核把关，签署意见后再交综合部核稿。
（二）审核(核稿)的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
第三十八条 会签
（一）我会与外单位联合行文，由我会主办的文稿应按照本《规定》的办文程序办理，经秘书长签发后，主办单位转送会签单位，并附必要的附件。
（二）由外单位主办的文稿，经我会综合部负责人签署意见后，确定我会所需公文的份数，然后送秘书长审阅、会签，并由综合部负责退回主办单位。
（三）我会送外单位会签的公文，退回后必须由主办单位复核。如有改动或有不妥之处，应同有关单位商得一致意见后再行修改，并送秘书长审定。
第三十九条 公文签发权限
（一）公文由秘书长签发。
（二）凡经秘书长签发的文件，需要再改动时，先征得秘书长同意，否则不得改动。秘书长已签发和已编发文号的公文，如因故需延期印发或取消发文的，主办单位应及时说明原因。
第四十条 发文
（一）秘书长签发文件后，统一编发顺序号并送文印室打印。办文部室负责校对、用印、装订、装封、送发。
（二）发文前，办文者必须对公文进行复查，部室主要负责人负责复核，确保无误后盖印、分发。
第四十一条 公文传递必须做到及时、准确、安全。传递秘密公文要严格签收手续，机要文件阅后要退回机要人员手中。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第四十二条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和我会有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
第四十三条 承办人应当根据文件材料的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映此项工作的主要情况，以便于保管和利用。
第四十四条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第四十五条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十六条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。
第四十七条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期到指定地点销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。
